Document “Gegevens bescherming Het Plantage Kamerorkest”

De Vereniging ‘Het Plantage Kamerorkest’ hecht waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit document geven wij u informatie over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens. Het Plantage Kamerorkest houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit brengt met zich mee dat wij:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dit doel en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit document;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor het doel waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze in de toekomst nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, en deze respecteren.
  • Het Plantage Kamerorkest is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van de leden, oud-leden en relaties.
  1. VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Leden

Persoonsgegevens van leden worden door Het Plantage Kamerorkest verwerkt ten behoeve van doelstelling “Uitvoering geven aan het lidmaatschap”.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de aanmelding van het lidmaatschap.

Voor de bovenstaande doelstelling kan Het Plantage Kamerorkest de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Soort persoonsgegevens

  • Voornaam
  • Voorletters
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Adres
  • Postcode en woonplaats
  • Telefoonnummer(s)
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Instrument
  • Datum ingang lidmaatschap

Uw persoonsgegevens worden door Het Plantage Kamerorkest opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat men lid is tot maximaal 1 jaar na de datum van beëindiging van het lidmaatschap. Dit laatste om een zorgvuldige afwikkeling en beëindiging van het lidmaatschap mogelijk te maken (zie punt 4)

Oud-leden

Oud-leden zijn voormalig leden van het orkest. Bij vertrek uit het orkest, wordt het lid gevraagd oud-lid te willen worden wat betekent dat de contactgegevens van het betreffende lid bewaard zullen worden.
Welke gegevens? Voor- en achternaam, e-mailadres, adresgegevens, telefoonnummer, instrument, datum van in- en uitschrijving.
Waarom? Gegevens van oud-leden worden bewaard om, bij het organiseren van reünies ter gelegenheid van bijvoorbeeld een lustrum, contact op te kunnen nemen. Bij het inschrijven als oud-lid wordt expliciet om toestemming gevraagd voor het bewaren van deze gegevens.
Hoe lang? De gegevens worden tot maximaal één jaar na beëindiging van het ‘oud-lid’ lidmaatschap.

Relaties
Onder relaties worden aspirant-leden, repetitoren, dirigenten, solisten en gastspelers gerekend.
Welke gegevens? Voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, en indien van toepassing instrument en foto, rekeningnummer en de aard van eerdere samenwerking.
Waarom? Zodat relaties voor eventuele samenwerking benaderd kunnen worden. Bij het aangaan van een relatie wordt expliciet om toestemming gevraagd voor het bewaren van deze gegevens.
Hoe lang? Voor maximaal 10 jaar na de laatste samenwerking.

Donateurs
Donateurs die eenmalig of doorlopend het orkest financieel steunen.
Welke gegevens? Voor- en achternaam, e-mailadres, adresgegevens, rekeningnummer, de datum van inschrijving en bedrag donatie.
Waarom? Voor het onderhouden van de relatie met de donateurs en financiële verantwoording.
Hoe lang? De gegevens van de donateurs worden tot maximaal één jaar na beëindiging van het donateurschap bewaard (en 7 jaar voor zover fiscaal verplicht).

Delen persoonsgegevens
Het Plantage Kamerorkest stelt aan de leden een ledenlijst beschikbaar (waarop vermeld: naam, telefoonnummer, emailadres en adresgegevens), evenals een overzicht van namen voorzien van pasfoto van de leden.

Gegevens inzien en wijzigen
Alle personen waarvan het Plantage Kamerorkest persoonsgegevens bewaart, hebben het recht om hun persoonsgegevens in te zien en te wijzigen. Een verzoek hiertoe kan gestuurd worden naar een van de bestuursleden. Betrokkenen zullen binnen één een maand reactie ontvangen met daarin de verdere stappen die ondernomen zullen worden. Daarbij kan om extra informatie gevraagd worden om er zeker van te zijn dat het verzoek door betreffend persoon is gedaan.

 

  1. VERSTREKKING AAN DERDEN

De gegevens die u aan ons heeft verstrekt kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doelstelling.

Op dit moment maakt Het Plantage Kamerorkest geen gebruik van derden partijen. Wij zullen ook in de toekomst nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkers overeenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Voor het overige zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. (Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven). Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

  1. BINNEN DE EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

  1. BEWAARTERMIJN

Het Plantage Kamerorkest bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Na beëindiging van het lidmaatschap worden alle gegevens van het ex-lid vernietigd zodra de financiële afwikkeling (bijvoorbeeld een nog openstaande betaling of eventuele terugbetaling van contributie) is afgerond, dan wel uiterlijk 1 jaar na de datum van opzegging.

 

  1. BEVEILIGING

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

Alle personen die namens Het Plantage Kamerorkest kennis kunnen nemen van uw gegevens, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;

We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

Iedereen met toegang tot uw gegevens is vooraf geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

  1. UW RECHTEN OP INZAGE, RECTIFICATIE OF VERWIJDERING

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

  1. OPSLAG / PUBLICATIE BEELDMATERIAAL

Bij diverse evenementen zoals bijvoorbeeld concerten kunnen foto’s en videobeelden gemaakt worden. Daarnaast wordt op de algemeen toegankelijke website van Het Plantage Kamerorkest summiere info gedeeld over de leden van het orkest ten behoeve van promotie etc. (namen leden en welk instrument men speelt, evenals – door de leden zelf – aangeleverde biografieën).

De informatie en het beeldmateriaal zoals hier bedoeld is op onze website geplaatst dan wel kan op onze website geplaatst worden dan wel elders gepubliceerd worden (bijvoorbeeld in het jaarverslag, of op algemene media). Mocht u niet akkoord gaan met de plaatsing hiervan dan verzoeken wij u nadrukkelijk dat vooraf kenbaar te maken.

Mocht u achteraf niet akkoord gaan dan wijzen wij u op uw rechten onder punt 6, waarbij aangetekend dat na publicatie van video of beeldmateriaal verwijdering achteraf vaak niet meer haalbaar dan wel mogelijk is.

  1. KLACHTEN

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met het bestuur op te nemen.

Komen wij er samen met u niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Ook als u naar aanleiding van dit document “Gegevens Bescherming Het Plantage Kamerorkest ” vragen of opmerkingen heeft verzoeken u contact op te nemen met het bestuur.